Catatan Sembang-sembang Pentadbir Tanah Kota Setar : Mohd Asri Redha b. Abdul Rahman... Dalam..... Perjumpaan Khas Kali ke 2 Dengan Semua Anggota Pejabat Tanah Kota Setar Pada 05/03/2012
Assalamualaikum W.R.T dan selamat sejahtera kepada semua anak-anak buah saya . Semoga kehidupan kita sentiasa diberkati oleh Allah SWT. Marilah kita membaca Ummul Kitab.. sebagai memberkati majlis perjumpaan kita pada petang ini… Al Fatihah… Terlebih dahulu saya mengucapkan terima kasih kepada semua anggota PTKS yang dapat menghadiri Majlis Perjumpaan kali ke 2 yang diadakan pada hari ini. Menjadi kebiasaan saya untuk menjemput semua anggota untuk dapat hadir dan mendengar sendiri beberapa perkara yang kadang-kadang disampaikan melalui ketua bahagian atau ketua unit masing atau orang tengah ianya tidak sampai maksud dan hasrat saya sebagai ketua jabatan… Kadang-kadang tafsiran yang diterima itu adalah berlainan. Itu kalau disampaikan oleh ketua bahagian atau ketua unit. Kalau tidak disampaikan langsung… langsung tidak tidak tahu apa-apa…Kadang-kadang ketua cawangan, ketua bahagian, ketua unit nak bagi tahu kepada anak buah ada masalah.. takut, segan, malu alah dan sebagainya walaupun sudah diberi pangkat yang lebih tinggi... tak macam zaman dulu-dulu.. CC dulu cukup hebat... mana ada kerani boleh lawan CC. apatah lagi yang dibawah kerani..
Sebab itu saya perlu sampaikan sendiri kepada semua kakitangan walapun tentunya tidak dapat hadir 100% kerana ada yang bercuti dan ada yang terpaksa tunggu di kaunter untuk menguruskan dengan orang awam yang berurusan kerana pelanggan itu amat penting dan kebajikan mereka tidak boleh diabaikan untuk mengelakkan PTKS dari di ‘complaint’ yang bukan-bukan..
Perpindahan Pejabat ke bangunan baru Kompleks Pejabat Daerah dan Tanah Kota Setar di Suka Menanti.............................................................................
Kemungkinan besar jabatan kita akan berpindah pada pertengahan bulan April/Mei 2012 bergantung kepada kesiapan kemudahan infrastruktur di kompleks baru. Ini kerana isu utama yang perlu diberi perhatian ialah aktiviti PTKS banyak melibatkan system rangkaian teknologi maklumat untuk boleh beroperasi. Jika ini tidak dapat disiapkan adalah sukar untuk kita berpindah kerana ianya melibatkan perkhidmatan kepada orang ramai. Oleh itu segalanya mesti lengkap dan sempurna betul-betul baru kita boleh berpindah. Walaupun begitu sementara menunggu untuk berpindah, semua ketua bahagian, unit dan anggota PTKS perlu bergerak dari sekarang dari segi membuat persiapan-persiapan terperinci apa-apa yang perlu untuk dibawa berpindah. Tidak perlu menunggu saat-saat akhir baru hendak tengok itu ini. Nanti kita akan kalut dengan kerja harian dengan orang awam lagi dan masa yang sama kalut dengan persiapan pindah. Masa yang terluang yang ada perlu difikirkan urusan-urusan pindah ini. Lawatan-lawatan ke kompleks tersebut perlu dibuat untuk melihat suasana dan kedudukan tempat-tempat kerja supaya perancangan teliti boleh disusun atur. Semua anggota perlu memberi kerjasama .
Puan PPTD Pendaftaran telah diberi tanggungjawab untuk proses perpindahan ini dan juga memastikan segala keperluan-keperluan di bangunan disediakan sewajarnya oleh pihak kontraktor terlibat disamping berurusan terus dengan UPENK, PTMK dan JKR
Anugerah Inovasi dan Kecemerlangan
Saya telah memaklumkan kepada BSM bahawa pada tahun 2013 PTKS mungkin akan masuk apa-apa pertandingan peringkat negeri atau negara jika pejabat SUK memberi kerjasama dari segi keperluan sumber manusia dan kewangan. Tahun ini rasanya persiapan-persiapan tidak dapat dibuat dengan sempurna memandangkan PTKS dalam proses perpindahan pejabat. Banyak nak kena lihat dan diperbaiki lagi.
Oleh itu segala persiapan dan persediaan perlu disusun atur dan dilaksanakan mulai sekarang dimana perlu. Tidak ada masa lagi untuk berseronok dengan suasana amalan terdahulu yang banyak merugikan jabatan, terutama dari segi penggunaan masa dan bebanan tugas yang amat ringan berbanding dengan ganjaran yang diterima.
Segala arahan dan pekeliling yang dikeluarkan oleh JPA dan Kerajaan Negeri perlu diteliti semula dan disemak semula kerana ada arahan-arahan yang memerlukan ditubuhkan apa-apa jawatankuasa diperingkat jabatan dan ada juga arahan-arahan yang berkehendakkan dilantik secara rasmi seseorang dikalangan kakitangan yang akan bertanggungjawab terhadap apa-apa yang dikehendaki seperti arahan , pekeliling perbendaharaan, pekeliling perkhidmatan, arahan KPTG, arahan PTG, arahan SUK, serta pegawai yang dilantik itu mestilah faham fungsi dan tugas serta melaksanakan terus apa-apa tanggungjawab tanpa perlu arahan berterusan dari pegawai atasan. Semua PPTD perlu bertanggungjawab sepenuhnya kepada anak-anak buah masing-masing agar segala berjalan lancer dan ‘tip-top’. Teguran-teguran audit perlu diteliti balik dan diambil tindakan segera langkah penambahbaikan jika dalam kemampuan jabatan.
Untuk mendapat kejayaan dalam mana-mana pertandingan ianya memerlukan komitmen dan kesungguhan semua kakitangan… 100% kakitangan kena berfungsi sepenuhnya dan boleh bekerjasama sesama anggota dan mempunyai semangat berpasukan. Tidak boleh ada dalam organisasi kita anggota yang malas, penyegan, berkira dalam kerja, kaki tuang kerja, tidak berdisplin, tidak proaktif, kerja tidak bersungguh, asyik mencari salah orang dan pelbagai perkara negative lagi. Orang seperti ini tidak boleh ada dalam PTKS. Orang seperti ini perlu dikeluarkan dari organisasi. Kalau sesiapa anggota yang tidak boleh terima perubahan-perubahan drastic yang dibuat ini… dengan lapang dada dan penuh sukahati elok buat permohonan ditukarkan jabatan ini untuk mengelakkan dari ditukarkan. Sekiranya anggota seperti ini masih ada dalam PTKS ianya akan menganggui kelancaran operasi jabatan dan menjejaskan produktiviti jabatan kerana perbuatan mereka ini seolah-olah menjadi gunting dalam lipatan, atau menanggung biawak hidup…. kita tolongela dia , dia cakar lagi kita. Ianya menjadi bebanan kepada jabatan. Lebih baik pegawai ini tidak ada langsung walaupun ianya tidak diganti. Sekurang-kurangnya kerja itu boleh orang lain buat dan diberi elaun t/kerja.. Saya akan meneliti secara peribadi setiap anggota yang bermasalah ini agar sesuatu tindakan perlu diambil… Semua PPTD dikehendaki membuat laporan terperinci setiap salah laku dan ketidaksungguhan anggota dibawah jagaan dalam menjalan kan tugas harian masing-masing…
Pematuhan kepada peraturan jabatan dan disiplin
Dalam mana-mana jabatan yang saya pergi.. saya tetap utamakan disiplin dikalangan kakitangan termasuk diri saya sendiri. Tidak ada perkara baru yang saya buat untuk ini. Semuanya sebenarnya adalah peraturan-peraturan yang sejak sekian lama telah ditetapkan dan perlu dipatuhi. Antara peraturan ialah menggunakan kad perakam waktu sepenuhnya, kehadiran ke pejabat sepenuhnya mengikut waktu seperti kehadiran pada sebelah petang (2.00 ptg) , penggunaan buku keluar masuk jika ada urusan-urusan luar yang tidak dapat dielakkan., berpakaian rasmi ke pejabat, penggunaan kad tanda nama dan segala macam peraturan yang ditetapkan bagi memastikan operasi jabtan berjalan lancar dan pelanggan berurusan berpuashati. Waktu makan pagi yang melampau-lampau masa diambil perlu dielakkan. Begitu juga pada waktu sebelah petang sepatutnya tidak ada lagi makan petang.. Kalau pagi makan , petang makan, mai opis sebelah petang pun tidak pernah tepat jam 2.00 petag.. berapa lagi masa kerja yang berkualiti ada... Balik makan petang dirumah sahaja bersama keluarga...
Apa yang saya dapati sejak kebelakangan ini agak kurang memuaskan seperti urusan keluar pejabat pada waktu kerja tidak direkodkan dengan sempurna, berpakaian yang tidak sesuai waktu di pejabat.. seperti pakai t shirt sahaja, berselipar dalam pejabat, berbaju batek hari khamis tapi berlengan pendek, tidak memakai tanda nama, cuti ikut suka macam syarikat sendiri tanpa permohonan awal dan rekod sewajarnya, merokok dalam kawasan pejabat dan pelbagai macam perkara lagi yang saya telah lihat dan jumpa sendiri. Anggota yang dibekalkan dengan pakaian seragam maka pakailah sepatutnya.
Saya bercakap berasaskan apa yang saya tengok dan alami sendiri. Sekiranya perkara-perkara tidak berdisiplin ini pun masih berlaku dikalangan anggota.. bagaimana mungkin untuk mencapai kecemerlangan kalau ini masih tidak dapat diatasi…. Fikirkanlah wahai anak-anak buah saya yang terlibat...
Untuk mengatasi masalah –masalah ini agar tidak berulang lagi.. semua pelangaran disiplin akan disusuli dengan surat tunjuk sebab, tidak ada lagi teguran dan nasihat diberikan. Anggota yang terlibat kenalah menjawab secara bersurat dan saya akan membuat penilaian atas jawapan.. kalau saya tidak berpuas hati maka ianya akan dimasukkan sebagai salah satu sebab-sebab tindakan disiplin diambil yang akan dilapurkan ke BSM. PPTD bertanggung jawab sepenuhnya untuk mengeluarkan surat-surat tunjuk sebab itu kepada anak-anak buah dibawah kawalan mereka jika terbukti ada kes pelanggaran tatatertib. Tidak boleh ada rasa kasihan kepada anggota yang penyegan, pemalas, kaki tuang pejabat, datang lambat ke pejabat dan sebagainya. Begitu juga kalau buat penilaian... tidak mungkin orang ini boleh diberi markah cemerlang..
Kebersihan Dan Kekemasan
Setiap kali mesyuarat dengan kakitangan perkara-perkara kebersihan dan kekemasan pejabat akan berterusan saya cakap dan bangkitkan tanpa jemu-jemu. Harap jangan bosan mendengarnya… Semua kakitangan perlu sedikit kesungguhan sahaja untuk menampakkan tempat kerja dan sekitar pejabat kita Nampak bersih dan kemas dan sedap mata memandang…. Lihatlah sendiri ditempat tuan-puan bekerja seharian.. adakah sebersih-bersihnya… Lihatlah dibelakang computer, lihatlah dibawah meja, dilaci meja, dirak fail, dirak bilik fail, bilik geran dan pelbagai tempat .. adakah masih berdebu dan berselerak dengan fail-fail lama yang tidak digunakan , kertas-kertas buruk yang masih tersimpan bertahun, segala benda yang tidak patut ada diadakan disekeliling tuan-puan
Semua anggota kena ada sikap kepedulian terhadap persekitaran tempat kerja kita. Lihatlah jam didinding sudah berhenti atau belum.. lihatlah frame gambar itu herot sekian lama tidak dibetulkan… susunan meja yang tidak selari dan sama, fail-fail koyak rabak tidak dirawat, tempat ambil air sembahyang yang penuh kehitaman dan berlendir, surau yang berdebu, kertas-kertas notis dipapan kenyataan yang telah tamat tempoh yang dipelekat bertindih tindan , nota-nota pemakluman yang dipelekat didinding yang telah ketinggalan maklumat dan koyak rabak masih terpampang disitu, peti ais yang tidak dicuci luar dan dalam, tempat makan yang kurang terurus dan tidak bersih mengundang tikus datang ziarah dan segala macam perkara yang mungkin kita rasa tidak kisah.. tapi saya kisah….
Semuanya ini hanya memerlukan sedikit rasa peduli untuk membetulkan keadaan persekitaran, ditambah dengan kerajinan kita, inisiatif kita, proaktif kita dan kreativiti kita.. Tidak perlupun berbelanja besar untuk melakukan semua itu dan tidak ganggu masa kerja kitapun.. berbanding kita banyak menghabiskan masa dengan berborak kosong, keluar makan pagi dan petang begitu lama masa diambil dan datang lewat dari pukul 2.00 petang…
Kekemasan peralatan kerja perlu dipraktikkan. Jangan sampai fail koyak rabakpun dipakai lagi.. Patutnya dirawat elok tanpa tunggu arahan lanjut. Penyusunan fail yang kemaskini dan rapi perlu dipraktikkan sepenuh
Program Anak Angkat Geran Tunggakan Cukai Tanah
Pada awal tahun ini saya telah memberikan 10 geran bertunggakan cukai tanah kepada semua anggota PTKS. Tujuannya adalah untuk memastikan setiap geran-geran yang diberi itu diberi perhatian secara langsung oleh anggota berkenaan tidak mengira unit atau bahagian. Ini sebagai kerja tambahan kepada setiap anggota semua peringkat bagi memastikan duduk perkara sebenar geran dan kenapa cukai tanah tidak dapat dibayar dan cuba usaha untuk mendapat alamat terkini pemilik tanah tersebut. Bersama-sama geran2 tersebut saya lampirkan nota memo saya untuk memudahkan semua anggota mengambil tindakan secara langsung dan jika tidak faham boleh berbincang dengan saya.
Namun pada akhirnya saya dapat khabar berita macam-macam masalah yang dibangkitkan. Pada saya semua hal dan masalah yang dibangkitkan adalah masalah sikap yang menuju kearah tidak boleh. Arahan tugas yang diberi itu ada yang menerima dengan tidak senang hati.. Bagi saya perkara ini kecil sangat.. hanya 10 geran sahaja untuk diberi tumpuan. Buatlah macam manapun asalkan pemilik tanah itu dapat dikesan dimana tinggalnya untuk memudahkan dihubungi dan dipanggil siasatan bagi proses tindakan undang-undang selanjutnya. Saya harap perkara ini diberi kerjasama sewajarnya. Saya akan memanggil secara rambang mana-mana staf Pejabat Tanah Kota Setar untuk bertanya khabar tindakan-tindakan yang telah diambil… tuan-puan bersedialah dengan maklumat-maklumat yang diperolehi dan tindakan yang diambil apabila dipanggil nanti..
Saya menjadikan ini sebagai INOVASI pejabat kita.. kerana untuk masuk pertandingan inovasi dan kecemerlangan.. PTKS perlu mengemukakan sebanyak mungkin inovasi baru yang dilaksanakan yang boleh menyelesaikan masalah-masalah jabatan kita. Program Anak Angkat ini adalah salah satu inovasi kita yang akan diketengahkan. Walaupun begitu saya perlu melihat data-data keberkesanan dari program ini.. seperti bilangan yang dapat dikesan dan jumlah tunggakan yang telah dibayar melalui program ini. PPTD Hasil perlu memantau lebih aktif cara merekod semua fail-fail yang diserah kepada anggota secara berterusan dan berkala tanpa arahan lanjut ketua jabatan. Kalau tidak ada perubahan dari segi kutipan tunggakan cukai dan pengumpulan maklumat alamat pemilik, ianya bukan dinamakan inovasi..
Semua PPTD perlu mengatur program percambahan fikiran bersama dengan anak-anak buah masing.. dan melaporkan balik kepada akan apa-apa perkembangan yang boleh diperbaiki...
Tuan PPTD Hasil diberi tanggungjawab untuk menyediakan sistem pengesanan yang sewajarnya berhubung program Anak Angkat Tunggakan Hasil ini dan melapurkan kepada saya berterusan.... Laporan kutipan cukai tertunggak perlu dilaporkan oleh PPTD untuk dibuat perbandingan setiap bulan dan perbandingan dengan Pejabat Tanah lain,
Program Dan Aktiviti Sosial PTKS Dan Khidmat Luar Pejabat
Selama ini anggota PTKS hanya beri tumpuan kepada kerja hakiki sahaja di pejabat. Saya bercadang selepas ini kita akan terlibat dan ambil bahagian apa-apa aktiviti luar yang dianjurkan oleh pelbagai agensi dan ngo atau jabatan-jabatan lain. Antaranya aktiviti rekreasi, sukan, social dan sebagainya. Oleh kerana saya amat berminat dengan program-program kebersihan, kita akan cuba ‘joint’ program-program gotong royong kebersihan yang diaturkan oleh mana-mana agensi dan badan kerajaan dan bukan kerajaan dimana yang sesuai dengan masa kita.
Pada masa yang sama kita sendiri akan atur program sendiri berkaitan kebersihan dimana-mana sudut tempat yang bersesuaian sebagai satu program riadah dan tanggungjawab social. Antara tempat yang boleh diberi tumpuan ialah ditebing-sungai belakang Wisma Negeri, jalan-jalan utama dalam Bandar yang didapati banyak sampah buangan manusia dan tempat rekreasi di Gunung Keriang , Taman Jubli Perak dan lain-lain tempat yang sesuai. Mungkin apa yang kita buat ini akan menjadi contoh kepada agensi lain untuk mencontohinya. Saya tidak ada masalah untuk mengikuti program ini dan terlibat sama secara langsung asalkan semuanya berminat.
Jabatan juga akan mengaturkan program rekreasi dan sukan untuk semua kakitangan mengambil bahagian… seperti program berjalan mendaki ke Gunung Jerai sejauh 12 KM, pertandingan bowling, dan lain-lain program yang sesuai dengan kemampuan kakitangan dan kemampuan kewangan. Ssemua ini dirancang adalah untuk menggallakan hubungan mesra yang lebih baik sesame kakitangan dan tidak sangat menimbulkan ketegangan waktu bekerja . Kita bekerja perlu ada rasa seronok
Kursus Dan Latihan
Sebenarnya kita amat kekurangan ilmu dalam tugas kita, walaupun kita sudah bekerja dalam bidang kita sekarang ini sejak sekian lama. Banyak lagi yang kita tidak tahu.. Kebanyakan kita buat kerja ikut lazim yang orang-orang dulu buat… kita sambung ikut saja kerja tersebut.. kadang tidak tahupun kuasa dan apa yang kita buat itu dari sumber mana… Sebab itu banyak masalah berlaku sekarang ini terutama dari segi tidak mengikut undang-undang dan peraturan yang sebenarnya.. Oleh sebab itu saya amat menitikberatkan kepada kursus dan latihan kepada kakitangan.. kalau nak harap kesukarelaan staf pergi kursus rasanya sikit sangat… jadi nak kena buat paksaan untuk hadir. Kehadiran kursus adalah wajib. Saya menetapkan sekurang-kurangnya 80 % - 90% kena menghadiri kursus atau apa-apa latihan, seminar, bengkel dan seumpamanya dihadiri boleh diambil kira.. Kerajaan menetapkan setiap anggota perkhidmatan awam menghadiri kursus dan seumpamanya sekurang-kurangnya 7 hari dalam setahun…
Jadi segeralah mencari apa-apa kursus dan latihan yang ada yang dianjurkan oleh kerajaan dan sebagainya . Selagi ada institusi yang mengenakan kos minima elok kita beri perhatian dulu, berbanding dengan yang terpaksa bayar yuran yang tinggi… INSTUN dan INTAN ada menganjurkan secara nominal kos sahaja. Elok dibuat permohonan ke institusi tersebut.. Jabatan juga akan mengaturkan kursus dan latihan dalam tersendiri seperti yang telah kita buat tempohari iaitu Ceramah Motivasi : Kerja Sebagai Satu Ibadat. Kita juga akan mengaturkan kursus berkaitan kesihatan diri, kursus atau latihan berkenaan IT, dan pelbagai lagi yang boleh dihadiri oleh ramai anggota dengan kos yang minima.. semua ini akan diambil kira dan direkodkan dalam buku rekod perkhidmatan. Urusetia perlu memberi perhatian mengenai rekod-rekod kehadiran kakitangan. Kakitangan yang dipilih wajib menghadiri setiap kursus dan latihan yang diatur . Surat tunjuk sebab akan dikeluarkan jika gagal menghadiri program yang diaturkan ini. Alasan tidak ada masa, tidak ada orang menjaga anak, tiada kenderaan, tidak ada orang nak hantar anak ke sekolah, tidak ada orang nak hantar suami/isteri pergi kerja, malas nak ikut, dan lain-lain alasan remeh-temeh tidak boleh diterima lagi……
Saya tidak pasti samada telah dikeluarkan perakuan kehadiran ceramah motivasi yang diadakan sebelum ini dan lain ceramah yang telah saya perakui boleh direkod dalam buku servis... ataupun perlu tunggu arahan lanjut utk dibuat..
Pengisytiharaan Pemilikan Harta Anggota PTKS
Dari semakan yang saya buat adalah ddidapati masih ramai lagi anggota yang belum mengistiharkan pemilikan harta terkini. Mungkin kali pertama 100% sudah buat tapi selepas daripada itu kita perlu mengistiharkan apa-apa pemilikan harta yang diperolehi dan juga setiap 5 tahun sekali. Sebenarnya kalau ikut syarat kenaikan pangkat dan pengesahan apa-apa gred kenaikan pangkat perlu mengistiharkan harta terkini… Berkuatkuasa serta merta semua anggota yang ketinggalan mengistiharkan harta sebelum ini sama ada pemilikan harta baru atau cukup 5 tahun maka perlu diambil tindakan segera melapurkan kepada ketua jabatan. Saya akan menyemak tindakan yang telah diambil dan pada masa yang sama jabatan perlu melaporkan status setiap anggota yang melaporkan harta dan yang gagal melaporkan harta….
Program 5S
Program ini telah terbukti dari segi kejayaan menaikkan imej jabatan dan memudahkan segala urusan harian. Jabatan pasti kelihatan kemas dan menarik sangat kalau ada Amalan 5S ini.
Jadi tunggu apa lagi. Arahan saya sejak awal dan saya dapati kemajuannya agak terlalu lembab. Ini tidak boleh dibiarkan, seolah-olah ada yang tidak suka dilaksanakan Program 5S ini
Saya sendiri telah scan maklumat-maklumat berkenaan Program 5S dan juga gambar-gambar contoh program yang dibuat dari beberapa jabatan yang telahpun ada Persijilan 5S untuk dijadikan panduan. Ada dalam computer semua PPTD . Kalau hendak salin dari sayapun ada….Kita juga telah pergi melawat PejabatTanah Kulim dan JUPEM untuk belajar dari mereka. Kita tiru benda baik tak apa..
Percayalah nanti kalau kita boleh laksanakan 5S ini di jabatan kita.. kita akan rasa selesa dan suka duduk bekerja di opis ..duduk lama manapun tidak menjadi hal.. tidaklah jadi ofis kita ni macam neraka.. datang saja ke pejabat, dia jadi masalah….. Sebab itu ada anggota tidak suka duduk kat opis.. cari alasanlah tu untuk tuang opis….
Tuan PPTD Pembangunan diberi tanggungjawab khusus untuk memastikan Program 5S ini akan menjadi kenyataan dalam tempoh terdekat ini.
Kesegeraan Bertindak Terhadap Arahan
Saya kurang berpuashati berkenaan kesegeraan bertindak terhadap arahan-arahan dan minit-minit yang saya tujukan kepada pegawai dan kakitangan…. Ada banyak kes-kes yang saya rekodkan minta bincang, minta dimaklumkan balik tindakan yang telah diambil, minta maklumkan status tindakan yang telah dibuat hasil minit arahan saya dan pelbagai arahan-arahan yang semuanya ada saya simpan minit-minit arahan itu… Saya beranggapan kalau tidak datang kembali kepada saya bermakna isu dan kes itu telah selesai, surat telah dijawab, laporan telah hantar, maklumbalas telah dibuat dan seumpamanya...Malangnya saya dapati banyak yang tidak selesai dan akhirnya ianya muncul kembali .. sedangkan isu-isu tersebut tidak dimaklumkan balik kepada saya… Sekurang-kurangnya ada jalan keluar atas satu-satu masalah yang dibangkitkan. Kalau tidak cerita macammana saya hendak tahu… tidak perlu kita hanya sapu masuk bawah karpet kerana pada akhirnya ianya akan muncul juga.. tidak dapat disorokkan lagi. Kalau ada masalah cerita dan lapor pada saya .. saya akan cuba bantu.. mungkin dengan perbincangan dengan lain-lain anak buah mungkin memberi jalan penyelesaiannya. malahan banyak sudah saya buat tindakan susulan seperti deraf surat sendiri, taip sendiri , sisih sendiri bagi kes-kes yang agak teknikal.... tapi jangan lah selalu.. teruklah saya..
PPTD dan pegawai kanan kena memainkan peranan penting dalam menyediakan sendiri draf surat-menyurat yang agak teknikal serta dalam penyediaan minit-minit mesyuarat jawatan-kuasa tertentu dalam jabatan. Tidak hanya menyerah bulat-bulat pada anak-anak buah...
Ada kes-kes keutamaan yang perlu diberi perhatian berterusan oleh jabatan disebabkan kepentingan kepada kerajaan negeri, jabatan-jabatan tertentu dan kepentingan kepada ketua jabatan kita yang perlu disegerakan. Kadang-kadang masa yang singkat boleh diambil tapi mengambil masa sampai berbulan-bulan… Ini satu hal yang tidak boleh dibuat main dan dibuat endah tidak endah. Semua PPTD dan pegawai-pegawai kanan perlu membuat pemantauan berterusan terhadap arahan-arahan yang telah saya keluarkan hingga selesai setiap kes dan masalah.
Keselamatan Pejabat dan Keselamatan Fail-Fail Pejabat
Pihak Pejabat Keselamatan Negara telah membuat auditan di PTKS pada tahun lepas dan mereka telah menyediakan laporan audit keselamatan pejabat dimana banyak yang ditegor tidak menepati dan mengikuti kehendak-kehendak seperti mana sepatutnya. Mereka telah memberi panduan nasihat-nasihat untuk diikuti. Bagi saya kita patut patuhi arahan-arahan keselamatan jabatan dimana yang kita termampu buat setakat ini maka hendaklah disegerakan urusan tersebut.. Yang diluar kawalan kita seperti melibatkan peruntukan maka kita perlu mengambil tindakan berasingan. Mereka akan membuat lawatan balas dalam tempoh terdekat ini selepas Karnival Lelong kita nanti. Jadi bersiap sedialah menanti mereka dengan jawapan-jawapan dan tindakan-tindakan yang saya rasa patut sudah diselesaikan lebih awal.. Sila rujuk Tuan EO untuk mendapatkan senarai tegoran audit keselamatan tersebut dan saya juga telah edarkan pada beberapa ketua unit dan PPTD untuk tindakan segera.
Begitu juga penggunaan peralatan elektrik dan komputer kerana perlu ditutup dan juga sambungan wayar elektrik yang brselerak perlu diteliti berterusan secara berjadual kerana sedikit kesilapan akan menyebabkannya berlaku litar pintas dan kebakaran.
Carta Organisasi PTKS
Setiap unit dan bahagaian yang terlibat perlu ada carta organisasi masing-masing beserta gambar kakitangan. Kerja-kerja sebegini perlu dimulakan dari sekarang. Carta Organisasi Indok PTKS juga perlu mula disediakan dengan kos minima dahulu. Disamping itu panduan-panduan berurusan dengan PTKS seperti penyediaan pamplet2, Pernyataan Piagam Pelanggan dan lain yang boleh ditampal dipapan panduan orang awam boleh disediakan sekarang.
Tuan Penolong Pegawai Tadbir/EO diberi tanggungjawab untuk menguruskan dan menyelaraskan pelaksanaan tersebut.
Pembaziran Sumber
Isu pembaziran pelbagai sumber dalam jabatan jarang diambil berat oleh kebanyakan kakitangan kerana selama ini apa yang dikehendaki ... ada. Tak ada masalah.. Tapi tidak kepada saya. Saya melihat banyak berlaku pembaziran kepada sumber-sumber jabatan.. hinggakan laporan kajian guna tenaga dalam komplek bangunan Sultan Abdul Halimpun saya ambil berat dan tindakan sekadar dibawah tanggungjawab saya setakat 2 tingkat yang ada. Namun nampaknya tidak berapa nak berjalan kerana sikap kita yang tidak ambil peduli....
Ada tempat cerah.. terang benderang masih dipasang lampu, penggunaan air con yang terlalu sejuk, sedangkan sudah nyaman udaranya, membiarkan lampu terpasang berpanjangan tidak pernah ditutup. Agaknya segan kut... Penggunaan kertas yang begitu mewah.. photocopy sebelah muka sahaja.. patutnya dua belah muka..., penggunaan kertas elok untuk draf surat sedangkan berlambak kertas terpakai yang tersilap cetak yang sebelahnya kosong lagi boleh diguna untuk cetak draf dan sebagainya...Semua kakitangan yang terlibat dikehendaki memberi perhatian akan perkara-perkara yang membawa pembaziran.. Surat-surat draf untuk saya , tidak perlu guna kertas elok-elok. Yang terpakai pun sudah mencukupi..
Penggunaan mesin fotostat berleluasa tanpa kawalan dan batasan apatah lagi yang dicetak warna.. Arahan Keselamatan Pejabat memberi panduan berguna berkenaan penggunaan mesin fotostat. Apatah lagi dengan saya tambahkan lagi satu mesin fotostat di unit teknikal. Adalah diharapkan setiap kakitangan ambil tanggungjawab untuk guna mesin2 tersebut dengan sewajarnya dan penuh bertanggungjawab. Sekiranya tidak terkawal saya terpaksa menarik balik jadi seperti asal. harap beri perhatian terhadap perkara ini. Penggunaan mesin fotostat mesti dikawal oleh pegawai yang dilantik.
Program Karnival Lelong Hartanah Kota Setar (KLAHKS 2012)
KLAHKS 2012 adalah merupakan program terbesar pada tahun 2012 yang kita anjurkan sendiri tanpa melibatkan peruntukan kewangan dari kerajaan.Program tersebut akan diadakan pada 28 Mac 2012 di UKIR MALL. Adalah diharapkan semua yang terlibat dapat memberi keutamaan kepada program ini. Segala yang disusun dan dirancang hendaklah mengambil kira segala aspek dan kalau tidak boleh ada apa-apa kecacatan dalam pelaksanaan program ini. Insya Allah kalau berjaya.. program KLAHKS 2012 ini akan memberi manfaat kewangan kepada Badan Kebajikan Dan Sukan PTKS disamping memberi pengalaman berguna kepada anggota kita dalam usaha melaksanakan lebih banyak lagi program-program seumpama ini dengan lebih hebat lagi.
Program Sembahyang Sunat Dzuha Dan Sembahyang Waktu Berjemaah.
Seperti mana saya katakan sebelum ini, kita perlu jadikan KERJA kita sebagai IBADAT. Niat kerana Allah Taala sahaja sudah membolehkan kita menikmati pahala dalam pekerjaan kita. Apatah lagi dalam tempoh masa pekerjaan kita itu kita adakan pula Program Sembahyang Sunat Dzuha berjemaah dan Sembahyang Waktu Berjemaah seperti waktu Dzuhur.. Kalau boleh dilaksanakan dan diatur… saya lagilah amat bersetuju. Sambil-sambil kerja lebih banyak pahala kita dapat. Ini akan kita bincang dalam mesyuarat Badan Sukan Dan Rekreasi untuk mengatur program itu sama ada seminggu sekali atau pada waktu-waktu yang bersesuaian.
Kita juga telah mengaturkan pengajian agama .. dan dari pemerhatian saya kehadiran agak mendukacitakan… Diharap mana-mana anggota yang boleh, ikutlah serta… Takkan lah nak bubuh nama untuk hadir baru nak hadir program seperti ini. Pandai-pandai menyesuaikan dengan pekerjaan harian kita kerana pada masa yang sama kita tidak boleh mengabaikan keperluan pelanggan kita yang setia berurusan.
Banyak program keagamaan yang akan kita atur selepas ini dan semua anggota perlulah memberi kerjasama untuk mengambil bahagian dalam aktiviti yang diaturkan. Kemungkinan selepas ini kita akan syaratkan setiap anggota yang kerap gagal hadiri program murni ini akan dikehendaki memberi tazkirah pada tiap kali perjumpaan staf diadakan.
Pelan Strategik Pejabat Tanah Kota Setar ? Fail Meja
Sehingga saya belum lagi tengok dokumen Pelan Strategik Pejabat Tanah Kota Setar.. Pelan ini perlu disediakan sebagai panduan kepada kakitangan untuk memandu aktiviti operasi jabatan mencapai objektif dan matlamat jabatan. Begitu juga dengan penyediaan Fail Meja serta Manual Prosedur Kerja. Ianya perlu ada pada setiap kakitangan.
Tuan PPTD Pembangunan akan menyelaraskan penyediaan Pelan Strategik Pejabat Tanah Kota Setar ini manakala
Tuan PPTD Penguatkuasaan akan melihat dan menguruskan penyediaan Fail Meja dan Manual Prosedur Kerja setiap kakitangan bersama semua kakitangan. Fail Meja yang sedia ada perlu diteliti semua dan dibuat penambahbaikan sesuai dengan perkembangan semasa. Dimana perlu dikurang bilangan prosedur adalah dialu-alukan asalkan tidak bercanggah dengan undang-undang dan peraturan kerajaan .
Penutup
Saya rasa cukuplah dulu celoteh saya kali ini...saya mohon maaf jika apa yang saya cakap pada petang ini banyak menyinggong perasaan dan menganggui kebiasaan rutin aktiviti harian saudara saudari yang perlu dibuat perubahan semula... Namun saya rasa sebahagian besar anak buah saya ini tidak ada apa-apa masalah untuk berubah sikit dari kebiasaan. Semuanya adalah kearah kebaikan .. Saya akan meneliti kembali tindakbalas anggota atas arahan-arahan dan nasihat-nasihat yang diberikan ini selepas ini agar ianya berjalan lancar dan mencapai hasrat yang kita kehendaki.. saya amat mengharapkan kerjasama semua anggota agar segera bertindak tanpa menunggu-nunggu arahan berterusan dari ketua jabatan... gunakan kreativiti dan inovasi masing-masing untuk kepentingan jabatan kita. Kita semua dibayar gaji yang mencukupi untuk melaksanakan segala arahan-arahan kerajaan dan tugas seharian kita. Laksanakanlah dengan sebaik mungkin..dapatkan keberkatan Allah SWT dalam pekerjaan harian kita itu.....
amiiiiin.....
Sekian, terima kasih.... Wassalam..
Catatan dan taip:
Mohd Asri Redha b. Abdul Rahman
Pentadbir Tanah Daerah Kota Setar
07 Mac 2012
(ingatan: saya sengaja tulis catatan dan taip sendiri kerana bukannya ada masalah sangat untuk buat sendiri ini semua walaupun saya sebagai ketua jabatan. tentunya tak ada masalah untuk pegawai-pegawai bawahan lain buat sendiri apa-apa yang sepatutnya dibuat sendiri tanpa menyerahkan kepada anak buahnya... dan kena cepat.. tidak perlu tunggu mesyuarat akan datang baru kelam kabut cari itu ini.......susunan ayat tidaklah ikut tata bahasa yang betul sangat.. sengaja begitu seolah macam bercakap dan guna bahasa kedah lagi.. supaya maksud tercapai..Catatan ini sudah lama siap..sengaja tak paparkan dok tunggu sapa2 'volunteer' datang bawa draf ... sampai ..ke .akhirnya tak ada juga...Petua saya nak baik dengan ketua2 jabatan kena buat macam tu.. bukan bodek tak ketahuan..kerja tak buat juga.. banyak lagi kerja yang boleh dibuat yang boleh menyenangkan ketua jabatan...yang penting rajin dan ringan tulang serta tidak berkira..... Terlalu banyak kebaikan yang telah saya perhatikan jika baik dengan ketua kita.....itu bukan bodekk namanya..)
